Tällä sivulla voit tallentaa varauksen tai varaushakemuksen valitsemaasi kohteeseen. Myös vakiovuorovaraus tai -hakemus tehdään tämän sivun kautta. Pakolliset kentät on merkitty tähdellä (*).
Varausinfo: Tässä kentässä on yrityksen tai kunnan kohdekohtaisia ohjeita varauksen tekemiseen. Teksti tulee Kohteen tiedot -välilehden varausinfo -kentästä.
Asiakas: Asiakas voidaan valita listalta.
Rajoita asiakasvalintaa: Mikäli halutaan rajata listalle tulevien asiakkaiden määrää, syötetään hakuehto kenttään ja klikataan painikkeesta
Rajoita asiakasvalintaa. Tämän jälkeen
Asiakas -listalla ovat ainoastaan ne asiakkaat, joiden kohdalla hakuehto täyttyy.
Uusi asiakas…: Tästä painikkeesta pääsee lisäämään uuden asiakkaan tiedot.
Asiakastiedot: Kun asiakas on valittu asiakaslistalta, voi asiakastietoja siirtyä tarkastelemaan tästä painikkeesta.
Varaajatiedot: Mikäli asiakas on valittu, tulevat varaajatiedot automaattisesti näihin kenttiin. Varaajatiedot voi syöttää ilman asiakkaan valintaa, mutta silloin varaus ei tallennu asiakasprofiilin alle.
- Varaajan nimi: Nimi, joka näkyy varauksen kohdalla kalenterissa.
- Vuoron yhteyshenkilö: Mahdollisen yhteyshenkilön nimi, mikäli poikkeaa varaajan nimestä.
- Puhelin: Varauksen yhteyshenkilön puhelinnumero. Tähän numeroon lähtevät mahdolliset tiedotteet varaukseen/hakemukseen liittyen.
- Sähköposti: Varauksen yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Tähän osoitteeseen lähtevät mahdolliset tiedotteet varaukseen/hakemukseen liittyen.
Varauksen väritys: Tästä voidaan muuttaa varauksen värityksen vastaamaan joko yksittäisvuoron tai vakiovuoron väritystä.
Varauksen värin pakotus: Varauksen väri kalenterissa voidaan valita tästä valikosta.
Maksettu: Lisäämällä valinnan tähän ruutuun, voidaan varaus merkitä maksetuksi. Varauksen kohdalle ylläpitäjän kalenteriin tulee silloin m-kirjain.
Ikäryhmä: Varauksen ikäryhmän voi valita tässä kohdassa.
Ylläpitäjän muistio: Ylläpitäjä voi kirjata tähän kenttään varaukseen liittyviä asioita, jotka näkyvät ainoastaan ylläpitäjälle.
Erityistoiveet/Käyttötarkoitus: Mikäli kenttä on näkyvissä, lisää siihen mahdolliset erityistoiveet tai käyttötarkoitus. Kenttä voi olla myös pakollinen, jolloin sitä ennen on *-merkki.
Ei paikkavarausta: Paikkavarattavan kohteen tapahtuma voidaan poikkeuksellisesti myös merkitä niin, että paikkavarausta ei käytetä tapahtumassa. Valise silloin tämä vaihtoehto. Ks. alla kohta Paikkavaraus.
Tiedot näytetään myös tapahtumakalenterissa: Jos yrityksellesi on valittu näkymään tapahtumakalenteri, saat tapahtuman ilmoitettua suoraan tapahtumakalenteriin valitsemalla tämän vaihtoehdon.
Tällöin tulee näkyviin tapahtumasta tapahtumakalenteriin tallennettavat perustiedot.
Tapahtumakalenterin tiedot: - Aloituspäivämäärä: Tapahtuman aloituspäivämäärä
- Lopetuspäivämäärä: Tapahtuman lopetusspäivämäärä
- Nimi: Tapahtuman nimi.
- Kuvaus: Tapahtuman kuvaus.
- Ylläpitonäkymä: Tapahtuma näkyy vain ylläpitäjälle.
- Huipputapahtuma: Tapahtuma näkyy asiakkaille kun asiakas kirjautuu järjestelmään näytön ylöosassa.
- Linkki: Tapahtuman kotisivun linkki.
- Linkki: Tapahtuman varauslinkki. Kun varaus on tallennettu, muodostuu tapahtuman yksittäisille esityksille suorat varauslinkit. Varauslinkit tallentuvat tähän kenttään ja näkyvät siis myös tapahtuman tiedoissa.
Käyttöehdot: Mikäli yritys tai kunta on lisännyt kalenterille käyttöehtoja, tulee ne lukea ja kuitata hyväksytyksi, ennen kuin varauksessa pääsee eteenpäin.
Maksuvaihtoehto: Mikäli varaus on maksullinen, valitaan tässä kohdassa maksutapa.
Laskutus: Jos maksuvaihtoehdoksi valitaan laskutus, tulee hinnoitteluperusteeseen ja hintakenttään Kohteen tiedot -välilehden hinnat -osiossa määritetyt tiedot. Jos käyttäjä on lisätty asiakasryhmään ja asiakasryhmälle on määritetty oma hinta, tulee tämä hinta automaattisesti varaukseen. Ylläpitäjä voi muokata varauksen laskutustietoja tarvittaessa.
- Hinnoitteluperuste: Kohteen tiedot -välilehden hinnat -osioissa määritetyt hinnat tulevat valittavaksi tähän.
- Vähimmäishinta (sis. alv): Varauksen vähimmäishinta, joka sisältää arvonlisäveroprosentin.
- Hinta: Varauksen yksikköhinta, joka sisältää alla olevan arvonlisäveroprosentin.
- sis. alv %: Yllä olevaan hintaan sisältyvä arvonlisäveroprosentti.
- Laskutusperuste: Määräytyykö hinta tuntien sekä osien määrän perusteella, pelkkien tuntien perusteella, vuorokausien perusteella vai onko varauksella yksi hinta osista ja tunneista/vuorokausista riippumatta.
* Tunti/jako: Hinta lasketaan varattujen tuntien perusteella. Mikäli kalenteri on jaettu osiin, lasketaan jokaisen osan varaus omana tuntina. Eli jos on varattu kaksi osaa tunniksi, on hinta silloin kaksi kertaa tuntihinta.
* Koko varaus: Varauksen aikamäärää ei ole rajattu, vaan hinta on sama tunneista ja vuorokausista riippumatta.
* Tunti/tila: Hinta määräytyy varattujen tuntien perusteella osista riippumatta. Eli jos tila on jaettu useampaan osaan, voidaan varata yksi tai useampi osa mutta tuntihinta on sama.
* Vuorokausi/jako: Hinta määräytyy varattujen vuorokausien perusteella.
- Lisätietoja (laskutettaessa laskulla): Laskulle tuleva lisätieto voidaan lisätä tähän kenttään.
- Tallenna kuitti…: Kun varaus on jo tallennettu, voidaan varaus avata uudelleen ja ladata tästä painikkeesta kuittipohja, jonka avulla voi tehdä asiakkaalle kuitin varauksesta.
- Tallenna lasku…: Kun varaus on jo tallennettu, voidaan varaus avata uudelleen ja ladata tästä painikkeesta laskupohja, jonka avulla voi tehdä asiakkaalle laskun varauksesta.
Oheisvarattavat: Jos kohteen Oheisvarattavat -välilehdellä on lisätty varauksen yhteydessä varattavia tavaroita, tuotteita tai palveluita, voidaan ne lisätä varaukseen tässä osiossa. Lisää rasti halutun oheisvarattavan kohdalle Valitse -sarakkeeseen ja muuta tarvittaessa lukumäärää oheisvarattavan Määrä -valikosta.
Palauta alkuperäiset: Palauttaa alkuperäiset valinnat.
Kopioi oheisvarattavat erityistoiveisiin: Lisää valitut oheisvarattavat varauksen Erityistoiveet -kenttään, jolloin ylläpitäjän kalenterissa varauksen kohdalla näkyy huutomerkki(!).
Saapumispäivä/Lähtöpäivä: Vuorokausitasolla varattavissa kohteissa valitaan päivämäärät, joihin varaus tallennetaan. Mikäli varaukseen halutaan lisätä muita kohteita, onnistuu se valitsemalla Muu Kohde -valikosta haluttu kohde ja klikkaamalla oikealla puolella olevaa Lisää -painiketta.
Alkamispäivä/Päättymispäivä: Valintamahdollisuutena vuorokausivarauksissa voi olla myös alkamis- ja päättymispäivä tai päivien määrä aloituspäivästä alkaen. Mikäli kerralla halutaan tallentaa useampaan kohteeseen varaus, syötetään ensin aikaväli kenttiin alkamis- ja päättymispäivät ja klikataan Hae. Tämän jälkeen lisätään valinta haluttujen kohteiden vasempaan reunaan ja valitaan osat oikeasta reunasta.
Valitut kohteet lisätään varaukseen klikkaamalle Hae -painikkeen vieressä olevaa Lisää -painiketta.
Yksittäisvuoro/Vakiovuoro: Mikäli haluat tallentaa vakiovuorovarauksen tai -hakemuksen, klikkaa palkista Vakiovuoro.
- Yksittäisvuoro: Jos haluat tallentaa yksittäisiä vuoroja, tee se näiden kenttien avulla.
* pvm: Varauksen päivämäärä.
* Alkamisaika: Varauksen alkamisen kellonaika.
* Päättymisaika: Varauksen päättymisen kellonaika.
* Osat: Mikäli kohteessa on useampia osia, lisää valinta haluttujen osien valintaruutuun.
+ Lisää: Kun olet syöttänyt yllä olevat tiedot, lisätään aika varaukseen tai hakemukseen klikkaamalla + Lisää -painiketta. Järjestelmä kertoo, onko aika varattavissa.
Lisätty aika tulee sivun alareunaan, josta sen voi vielä tarkistaa. Mikäli haluat lisätä useamman yksittäisen vuoron samaan varaukseen, valitse vain haluttu uusi päivämäärä Pvm -valikosta, alkamis- sekä päättymisaika ja klikkaa + Lisää.
Tallenna varaus: Tallentaa tehdyn varauksen. Varaus vielä tallentaa seuraavalla aukeavalla sivulla.
Tallenna hakemuksena: Ylläpitäjänä voit tallentaa varauksen hakemuksena, jolloin se näkyy kalenterissa myös vahvistamattomana. Hakemus tulee tallentaa vielä seuraavalla aukeavalla sivulla.
Poista: Poistaa varauksen/hakemuksen. Poisto tulee vahvistaa vielä seuraavalla aukeavalla sivulla.
Keskeytä varaus/Keskeytä varauksen muokkaaminen: Keskeyttää varauksen lisäämisen/muokkaamisen.
Vakiovuoro: Mikäli haluat tallentaa vakiovuoron tai -hakemuksen, tee se näiden kenttien avulla.
- Aloitus- ja lopetusviikot: Lisää aloitus- ja lopetusviikkojen päivämäärät näihin kenttiin siten, että aloitusviikkokenttään on valittu sen viikon maanantai, mistä varaus halutaan alkamaan ja lopetusviikkokenttään on valittu sen viikon sunnuntai, mihin saakka varaus halutaan lisätä.
- Toistuvuus: Valitse seuraavaksi varauksen toistuvuus.
* Yksittäinen: Halutut ajat lisätään vain yhden kerran.
* Joka viikko: Halutut ajat lisätään jokaiselle viikolle annetulle aikavälille.
* Joka toinen parillinen viikko: Halutut ajat lisätään joka toiselle parillisille viikolle annetulle aikavälille.
* Joka toinen pariton viikko: Halutut ajat lisätään joka toiselle parittomalle viikolle annetulle aikavälille.
- Osat: Mikäli kohteessa on useampia osia, lisää valinta haluttujen osien valintaruutuun.
- Viikonpäivät: Syötä haluttujen viikonpäivien kohdalle vuorojen alkamis- sekä päättymiskellonaika. Kellonajat syötetään kenttiin numeroina, tunnit ja minuutit erotetaan toisistaan kaksoispisteellä.
+ Lisää: Kun olet syöttänyt yllä olevat tiedot, lisätään aika varaukseen tai hakemukseen klikkaamalla + Lisää -painiketta. Järjestelmä kertoo ovatko vuorot varattavissa. Lisätyt ajat tulevat sivun alareunaan, josta ne voi vielä tarkistaa ja poistaa halutessaan esimerkiksi pyhäpäiville sekä loma-ajoille osuvat vuorot. Poisto tapahtuu klikkaamalla vuoron perässä olevaa Poista -painiketta.
Tyhjennä ajat: Tyhjentää varaukseen lisätyt ajat.
Tarkista ajat: Tarkistaa, onko lisätyt vuorot varattavissa.
Paikkavaraus: Nämä kentät näkyvät, jos varaus on tehty paikkavarattaan kohteeseen ja varaus on paikkavarattava
- Ilmainen näytös: Yksittäinen näytös voidaan asettaa poikkeavasti asettaa ilmaiseksi, vaikka muilla näytöksiltä peritään hinta.
- Käytä näytöskohtaista hinnoittelua: Normaalipaikan hinta voidaan antaa näytöskohtaisesti.
- Normaalipaikan hinta: Syötä tähän paikan hinta. Huomioithan, että hinnan tulee vastata Verkkomaksuvaihtoehdot -välilehdellä määriteltyjä hintoja. Hinta voi olla joko kiinteä kaikille tapahtumille, näytöskohtainen hinta tai kausi-/kertakortti. Lisätietoja sekä esimerkit erilaisista hinnoitteluvaihtoehdoista löydät käyttöohjeiden paikkavaraus -osiosta.
- Kysy osallistujatiedot: Jos kohteessa ei ole numeroituja paikkoja, voidaan osallistujatiedot tarvittaessa kysyä. Valise silloin tämä vaihtoehto.
- Aikajaoteltu varaus: Ei käytössä.
- Varaaminen alkaa: Kuinka monta vuorokautta etukäteen varauksia voi tallentaa.
- Varaaminen loppuu: Kuinka monta vuorokautta ennen tapahtumaa varaaminen loppuu.
- Peruminen loppuu: Kuinka monta vuorokautta ennen tapahtumaa peruminen loppuu.
- Näytössuunnitelma… : Voit sulkea paikkoja asiakkaiden varauksilta klikkaamalla paikan kohdalta, jolloin valittu paikka muuttuu punaiseksi.
Tallenna varaus: Tallentaa tehdyn varauksen. Varaus vielä tallentaa seuraavalla aukeavalla sivulla.
Tallenna hakemuksena: Ylläpitäjänä voit tallentaa varauksen hakemuksena, jolloin se näkyy kalenterissa myös vahvistamattomana. Hakemus tulee tallentaa vielä seuraavalla aukeavalla sivulla.
Poista: Poistaa varauksen/hakemuksen. Poisto tulee vahvistaa vielä seuraavalla aukeavalla sivulla.
Keskeytä varaus/Keskeytä varauksen muokkaaminen: Keskeyttää varauksen lisäämisen/muokkaamisen.